4 Schritte für einen erfolgreichen Content-Audit

Auditing muss Teil jedes gesamten Content-Planungsprozesses sein und ist ein wichtiger Schritt in der Discovery-Phase eines Projekts. Ein gut geplanter Audit des bestehenden Contents einer Seite oder Plattform sowie den Workflows der Content-Erstellung selbst trägt dazu bei, erfolgreiche Design- & Entwicklungsphasen sicherzustellen. Wie die gesamte Discovery-Phase zielt auch das Content-Audit darauf ab, die Bedürfnisse und Schwachstellen der Stakeholder eines Projekts zu verstehen, zu definieren wer im Team ist und den Umfang des Projektinhaltes zu bestimmen.

Ziele eines Content Audits

• Ermitteln der Content-Ziele für Ihre Website(s)
• Festlegen von Regeln für Prioritäten und Formate von Inhalten
• Design- und Content-Migrationsprozesse unterstützen und Informationen bereitstellen
• Grundlagen für eine Struktur von neuen Inhalten festlegen, damit der Inhalt in der Informationsarchitektur der neuen Website gefunden und korrekt positioniert werden kann

Schritt 1: Stakeholder-Kickoff

Treffen Sie sich zu Beginn Ihres Content-Audits mindestens einmal mit den Projekt-Stakeholdern treffen, um sämtliche Regeln zu Inhaltsformaten oder Migrationsplänen zu verstehen.

Stellen Sie sicher, dass der Prozess, den Ihre Organisation zum Erstellen und Verwalten von Inhalten verwendet, von allen verstanden wird, so dass verschiedene Benutzerrollen identifiziert werden können. Dadurch können Sie sicherstellen, dass der Prozess weiterhin den Anforderungen des Content-Teams im Hinblick auf Einfachheit, Robustheit und allgemeine Benutzerfreundlichkeit entspricht.

Die Key Takeaways sollten folgende sein:

• Ein zusammenfassendes Dokument, in dem die Inhaltsziele und die allgemeine Migrationsstrategie genau beschreibt
• Stellen Sie sicher, dass jedes Teammitglied bei Bedarf Zugriff auf die Content-Collaboration-Tools hat

Schritt 2: Vorhandene Seitenstruktur kartieren

Im nächsten Schritt erstellen Sie auf der Grundlage des Planungsmaterials eine vorläufige Karte der initialen Website. Wenn Sie eine bestehende Site auditieren, wird Ihnen diese Karte helfen, die aktuelle Informationsarchitektur zu verstehen.

Fragen Sie sich, was die Ebenen innerhalb jeder Informationskategorie sind. Welche Arten von Seiten fassen andere Seiten zusammen? Gibt es Inhalte, die unique für diese Aggregatoren sind? Unterscheidet sich die Menüstruktur? Gibt es besondere Anforderungen?

Gehen Sie auch auf alle Fragen bezüglich der Inhaltsrollen ein. Sind alle Inhalte für alle Benutzer gleich zugänglich, oder sind einige Inhalte hinter einem Login oder durch andere Mittel geschützt? Wie viele Arten von Benutzern greifen auf die Website zu, und hat einer von ihnen besondere inhaltliche Anforderungen?

Am Ende dieses Schrittes sollten Sie die folgenden Aufgaben ausgeführt haben:

• Eine kommentierte Sitemap, in der die Struktur der aktuellen Seite mit Hinweisen zu vorgeschlagenen Migrationsstrategien dargestellt wird
• Erstellen Sie eine Tabelle mit Benutzerrollen, die sich auf den jeweiligen Inhalt beziehen und sowohl für Website-Besucher als auch für Website- Betreiber gelten

Schritt 3: Seitenstruktur festlegen

Das Mapping der bestehenden Seitenstruktur stellt eine erste übergeordnete Ebene dar – der nächste Schritt besteht darin, tiefer in die Details einzutauchen.

Beim Festlegen der Seitenstruktur konzentrieren Sie sich auf die vielen verschiedenen Elemente, die sich innerhalb jeder Seite befinden. Wie dienen diese Elemente als Grundlage für jeweils individuelle Seiten? Ist der Seiteninhalt in Tabs oder in andere Container unterteilt? Enthalten Seiten interaktive Elemente? Gibt es automatisch ausgefüllte Abschnitte? Dieser Schritt soll Ihnen dabei helfen zu verstehen, wie Seiten jeweils eingerichtet sind und was sie gemeinsam haben bzw. wo Ungereimtheiten auftreten.

Ihr Ziel für diesen Schritt ist:

• Einen Katalog mit Seitenelementen und den übergeordneten Regeln entwickeln, die ihr Verhalten bestimmen
• Eine Liste mit vorläufigen Seitenvorlagen erstellen

Schritt 4: Katalog der neuen Inhaltsstruktur

Nachdem die Prioritäten verstanden, die Regeln festgelegt und ein Katalog des Inhalts erstellt wurde, der die neue Website ausfüllen wird, legt der nächste Schritt den Arbeitsablauf fest, der diesen Inhalt verschiebt/bewegt. Dies kann beinhalten: das Verfassen neuer Inhalte, das Kombinieren von Inhalten aus mehreren Seiten in je eine einzelne Seite, das Aufteilen einzelner Seiten in mehrere Seiten oder auch die Konvertierung von Inhalten aus einem Format in ein anderes (beispielsweise von PDF-Dateien zu SEO- und Userfreundlicheren Webseiten).

Während dieses Schrittes sollten Sie Folgendes sicherstellen:

• Erstellen Sie einen vollständigen Migrationsplan von Inhalten, bestehend aus dem Ursprung, dem Ziel und den Transformationsregeln für jeden einzelnen Inhalt auf der alten Website
• Erstellen Sie einen Ressourcen- und Implementierungsplan für die Arbeit, der zur Durchführung der Migration erforderlich ist

Sobald der Prozess des Content Audits abgeschlossen ist, wird die Bühne für die Migration und Prüfung der Inhalte bereitet. Das durch den Prozess erzeugte Material sollte zunächst in Testszenarien verwendet und gründlich geprüft werden. Die Verwendung dieser Schritte als Grundlage für Ihren Inhaltsprüfungsprozess kann Ihnen helfen, die Art von Daten und funktionsreichen Webanwendungen, die mit der Open-Source-Plattform Drupal erstellt werden können, zu verstehen und zu implementieren.

Bonus: Automatisierte Migration + Testing

Dieses traditionelle Vorgehen mit vielen manuellen Schritten hat viele Fehlerquellen. Was, wenn wir die Content-Basis nach einer entsprechenden Erst-Analyse keinen Anlass haben, hier was zu verändern, aber die technische Basis migriert werden muss?

In einigen umfangreichen Migrations-Projekten wählten wir für diesen Fall den ETL-Ansatz, der die Content-Migration auf deutlich schnellere und effizientere Weise löst: Hierbei wird die Website im ersten Schritt von unserem Frontend-Spider vollständig mit allen Content-Typen eingelesen, im zweiten Schritt in ein Drupal-kompatibles Format transformiert und schließlich in das neue System überführt. Das ist effizient! Die Qualitätssicherung wird in diesem Szenario übrigens auch voll-automatisiert.